企業(yè)制度體系建設“五步法”

企業(yè)制度體系，是員工在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營過程***同遵守的規(guī)定和準則，是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的基礎，是企業(yè)正常運營的保障機制。一家小公司，在制度不健全的情況下，依靠管理者的經(jīng)驗和能力或許可以維持公司正常運營，當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，再單純依靠“人治”顯然是不夠的；大公司擁有較為復雜的組織架構(gòu)和更多的員工，更需要依靠“法治”即規(guī)范的制度體系來保障公司的良好運營。成功的企業(yè)離不開健全的制度體系以及制度的有效執(zhí)行。建立健全企業(yè)制度體系，可以采取以下五個步驟有序推進。

企業(yè)制度體系建設“五步法”

01#構(gòu)建企業(yè)制度體系框架

第一步構(gòu)建企業(yè)制度體系框架構(gòu)建企業(yè)制度體系框架，簡單地說就是要明確企業(yè)需要制定哪些制度，并對制度進行分層、分類，明確不同制度之間的關系。從求是咨詢實踐經(jīng)驗來看，許多企業(yè)缺乏對制度體系框架的頂層設計和系統(tǒng)思考，在實際經(jīng)營過程中，經(jīng)常是遇到問題感覺缺少制度就臨時制定制度，然后不停地“打補丁”。由于這些制度缺乏整體規(guī)劃，不同制度由不同部門制定，各部門對企業(yè)其它部門制定的制度缺乏足夠了解，造成企業(yè)制度體系混亂，經(jīng)常出現(xiàn)關鍵制度缺失、不同制度之間相互掣肘等現(xiàn)象。完善的制度體系應該系統(tǒng)規(guī)劃，“橫到邊、縱到底”，能夠覆蓋企業(yè)日常運營的各個環(huán)節(jié)。

通常情況下，企業(yè)制度從橫向上可以分為五大類：公司治理類、基礎管理類、業(yè)務管理類、職能管理類、監(jiān)督控制類，每個大類中再劃分為若干個子類。

企業(yè)制度橫向分類示意圖

以公司治理類制度為例，在各子類之下通常還包括以下具體制度：《章程》、《股東（大）會議事規(guī)則》、《黨組織會議事規(guī)則》、《董事會議事規(guī)則》、《監(jiān)事會議事規(guī)則》、《總經(jīng)理辦公會議事規(guī)則》（或《總經(jīng)理工作細則》）、《董事會各專門委員會工作細則》（如董事會下設專門委員會）、《董事會秘書工作細則》、《貫徹落實“三重一大”決策制度實施辦法》、《“三重一大”事項決策權(quán)責清單》等。其中《章程》是公司制企業(yè)注冊成立必須要依據(jù)《公司法》制定的制度，是公司的“根本制度”，在企業(yè)制度中具有關鍵性、根本性和不可隨意更改性。

除以上類別制度，國有企業(yè)還需要重點從兩個方面強化制度體系建設：一方面，需要依據(jù)財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等內(nèi)控政策，滿足國企制度體系建設合規(guī)性方面的要求；另一方面，需要強化黨建管理類制度體系建設，具體包括黨組織管理、紀檢管理、工會管理、團委管理等子類別制度。

企業(yè)制度從縱向上來看，根據(jù)管理的層次、幅度和授權(quán)決策次序，企業(yè)制度可以分四個層級：一級為公司治理類制度；第二級為基礎（或基本）管理類制度；第三級為業(yè)務管理類制度、職能管理類制度和監(jiān)督控制類制度；第四級為具體操作規(guī)范及手冊，如質(zhì)量手冊等。在制定下級制度時，應依照上級制度的精神和思路制定，下級制度不得與上級制度相同。

企業(yè)制度縱向分層示意圖

02#對現(xiàn)有制度進行系統(tǒng)評估

第二步對現(xiàn)有制度進行系統(tǒng)評估完成企業(yè)制度體系框架構(gòu)建之后，需要將新構(gòu)建的制度體系框架與現(xiàn)有制度進行對照分析，梳理缺失的制度和應廢止的制度；并對現(xiàn)有制度進行評估，梳理需要修訂完善的制度。

現(xiàn)有制度可以從以下幾個維度著手進行系統(tǒng)評估：管理目標是否明確？管理內(nèi)容是否完整？制度結(jié)構(gòu)是否清楚？制度權(quán)責是否明晰？是否有利于有效執(zhí)行？是否有利于檢查考核？制度形式是否清晰明了、重點突出、易讀懂、可傳遞？

企業(yè)現(xiàn)有制度評估示意表

基于新構(gòu)建的制度體系框架與現(xiàn)有制度對照分析情況，以及現(xiàn)有制度評估情況，制定清晰的企業(yè)制度體系建設計劃，明確需要新增、修訂、廢止的制度有哪些，以及具體的責任部門與時間計劃安排。

企業(yè)制度體系建設計劃示意表

03#制定或修訂制度文件

第三步制定或修訂制度文件企業(yè)制度的制定要遵循以下四個原則：

﹡一是全面性。制度體系在深度和廣度上支持運營管理，杜絕制度真空；

﹡二是操作性。制度內(nèi)容的原則性與可操作性相結(jié)合，杜絕流于形式；

﹡三是系統(tǒng)性。制度內(nèi)容之間相互配套，杜絕矛盾；

﹡四是穩(wěn)定性。制度在一定時期內(nèi)具有相對確定性，禁止朝令夕改。

規(guī)范的企業(yè)制度通常由封面、次封面、目錄、標題、正文、附錄等部分組成。企業(yè)制度封面應由標題、制度（企業(yè)標準）編號、發(fā)布日期及實施日期等組成。

企業(yè)制度次封面應套用封面格式并標識編制、校對、審核、形式審查、審定人員的姓名。

制度正文是制度的關鍵所在，從格式到內(nèi)容都應該盡可能規(guī)范。內(nèi)容較簡單的制度可按“一條到底”式逐條編寫，內(nèi)容較多的制度則應采用“分章貫條”式編寫，每個部分冠以小標題、標題前面的序號用***章、第二章……表示，每個部分下分若干條時，用一條、第二條……表示，正文所有條連續(xù)編號；層次較多時，若干條下設順序編號（一）、（二）、（三）……，其下按1、2、3……進行編號，再其下又可按（1）、（2）、（3）……進行編號。

制度正文內(nèi)容可參考以下指導性框架進行編寫或修訂：

（一）總則  

總則主要包括以下內(nèi)容：目的（明確該制度要解決的實際問題和要達到的控制目標）；適用范圍（明確該制度的適用范圍或應用領域）；特定術(shù)語（如需要，應對該制度中使用的概念、定義和標準給出一個完整、統(tǒng)一和明確的解釋）；相關部門/人員的職責（明確該制度的歸口管理部門、相關部門，及其職責和權(quán)限）；制定原則和依據(jù)文件（制度制定需要遵循的相關原則和本制度相關依據(jù)文件）。

（二）主體內(nèi)容  

明確該制度所要闡述的具體內(nèi)容、項目和要求，包括所涉及到的程序、方法、措施、評估和控制方法及標準等，當內(nèi)容與要求涉及部門較多時，應明確各部門間的協(xié)作關系、協(xié)作方式和相互制約關系，程序化的內(nèi)容應盡可能按照流程的要求編制，并附相關流程圖。主體內(nèi)容可按層次分章、條編寫。

（三）附則  

明確該制度文件的解釋部門、實施的起始日期等。

企業(yè)制度的附錄應包括與該制度文件相關的流程圖、表單等。

制定制度時，由于某種原因，只需要在短時間內(nèi)執(zhí)行，或需要等待條件成熟后修改，可在制度名稱后加“暫行”二字?！皶盒小敝贫炔坏贸^一年，制度起草部門應在暫行期過后，及時對制度進行修訂或廢除；無需修訂的，由制度管理部門取消“暫行”式樣，并在企業(yè)內(nèi)部進行通知。

不成熟或在企業(yè)從未執(zhí)行過，又不能準確地估計出執(zhí)行效果的制度，可在制度名稱后加“試行”二字。制度起草部門必須在一年后作出總結(jié)進行修訂或廢除；無需修訂的，由制度管理部門取消“試行”式樣，并在企業(yè)內(nèi)部進行通知。

04#完善配套流程、表單文件

第四步完善配套流程、表單文件流程與制度是企業(yè)管理中相互聯(lián)系、相互影響的一對，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。許多制度本身就對程序有著具體規(guī)范性要求，流程、表單是制度的有機組成部分。

企業(yè)制度配套流程、表單的設計需要遵循以下原則：

? 一是簡潔易懂。避免因過多的信息、錯綜復雜的呈現(xiàn)方式導致使用者難以理解；

? 二是邏輯清晰。流程、表單的邏輯、步驟應清晰、合理；

? 三是要素齊全。以表單為例，一般包括：表單名稱、版本號、表頭信息、具體內(nèi)容信息、簽批意見、填表說明等要素。

此外，表單還可以設計必要的模板及填寫好的示例，從而幫助使用者更好地去理解和使用。

05#對制度進行宣貫和檢查評估

第五步對制度進行宣貫和檢查評估制度設計的完善性和執(zhí)行的有效性，是制度體系建設的兩個關鍵環(huán)節(jié)。完成制度體系設計后，還需要對制度成果文件進行宣貫、跟蹤檢查、持續(xù)修訂，這樣制度才能有效落地執(zhí)行，并完成PDCA（計劃、執(zhí)行、檢查、處理）這一閉環(huán)管理。許多企業(yè)將制度體系建設等同于制度體系設計，完成制度體系設計后，雖然進行了制度的發(fā)布，卻鮮有人知，然后多年束之高閣。

企業(yè)應該高度重視制度的宣貫與后續(xù)管理工作，制定制度宣貫工作計劃，對宣貫主體、宣貫內(nèi)容、宣貫對象、宣貫方式等進行統(tǒng)籌考慮，促進各項制度的貫徹執(zhí)行；并定期對制度設計的完善性和執(zhí)行的有效性進行檢查和評估，對出現(xiàn)的問題進行總結(jié)分析，進一步完善制度、強化執(zhí)行，以適應企業(yè)的發(fā)展。