一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議論壇的議程安排相對(duì)固定，能讓人產(chǎn)生話題并傳播的主要是抽獎(jiǎng)、頒獎(jiǎng)、晚會(huì)表演環(huán)節(jié)，畢竟，大家都羨慕那些對(duì)員工大氣的企業(yè)，在員工福利上不遺余力的公司自然會(huì)在行業(yè)內(nèi)成為大家談?wù)摰膶?duì)象，而年會(huì)則是一個(gè)極好的自我展示的平臺(tái)。但除了對(duì)外公關(guān)上，年會(huì)更多的側(cè)重于對(duì)內(nèi)公關(guān)，所以，在預(yù)算有限的情況下，辦好一場(chǎng)年會(huì)有哪些要點(diǎn)呢？首要，要調(diào)動(dòng)各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)、案例來(lái)進(jìn)行總結(jié)，少用形容詞，多用“數(shù)次”和“動(dòng)詞”，這樣才是一個(gè)“務(wù)實(shí)”的年會(huì)，所以年會(huì)要有總結(jié)和排名，同時(shí)考慮到市場(chǎng)大環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等外部因素，讓內(nèi)部員工能發(fā)現(xiàn)自己的成果和不足。第二，年會(huì)永遠(yuǎn)都是獎(jiǎng)勵(lì)和更正并重，不僅要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改正問(wèn)題，更要對(duì)出色的部門(mén)和個(gè)人給予足夠的肯定，才能充分調(diào)動(dòng)員工積極性，并鞏固對(duì)企業(yè)的歸屬感。第三，總結(jié)和展望并重。一般來(lái)說(shuō)年會(huì)內(nèi)容是總結(jié)部分和展望部分三七開(kāi)的比例，要看到新的市場(chǎng)變化，并鼓勵(lì)員工不斷提升能力，在新的一年大展宏圖。 論壇現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制，現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行總負(fù)責(zé)人，可以在現(xiàn)場(chǎng)氣氛多下功夫。氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。云南正規(guī)會(huì)議論壇
論壇是一種高規(guī)格有組織的研討會(huì)議，大致分為兩種，一種是以會(huì)議的形式單獨(dú)舉辦，另一種是與展覽同時(shí)舉辦，前者的會(huì)議居多，包括高峰論壇等。論壇的主辦方通常是企業(yè)、協(xié)會(huì)或者有關(guān)部門(mén)，會(huì)議論壇通常伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)，這就需要在找活動(dòng)場(chǎng)地的時(shí)候多費(fèi)些功夫，要和會(huì)議主題風(fēng)格相近，兩者貼合，可以達(dá)到更好的會(huì)議效果。會(huì)務(wù)策劃是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的任務(wù)，策劃過(guò)程中需要考慮到方方面面的問(wèn)題，包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的突發(fā)情況，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的人數(shù)和規(guī)模要有一個(gè)清楚的預(yù)測(cè)，還有人流的走向，休息廳和會(huì)議廳以及各個(gè)廳的位置，嘉賓和工作人員的入場(chǎng)位置，現(xiàn)場(chǎng)的擺放等等細(xì)節(jié)，策劃不僅要有閃光的idea，這些細(xì)節(jié)也要詳細(xì)的羅列出來(lái)。 云南正規(guī)會(huì)議論壇確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，而它的變化將影響到整個(gè)會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響高峰論壇的各個(gè)因素。
一般的會(huì)議論壇活動(dòng)策劃流程，還有幾個(gè)問(wèn)題需要注意，需要在會(huì)議論壇活動(dòng)策劃策劃階段就要考慮到。例如1、媒體宣傳。媒體宣傳分為內(nèi)外部分，可以自己做活動(dòng)官網(wǎng)、活動(dòng)專題、新聞報(bào)道，也可以找外部的媒體來(lái)宣傳。2、物料的籌劃。包括會(huì)議論壇活動(dòng)策劃手提袋、會(huì)議論壇活動(dòng)策劃手冊(cè)、項(xiàng)目手冊(cè)、參會(huì)證、背景板、易拉寶、水牌等，這些需要提前設(shè)計(jì)、制作的，同時(shí)也是招商的項(xiàng)目。3、會(huì)議論壇活動(dòng)策劃招商問(wèn)題。會(huì)議論壇活動(dòng)策劃主題形式的確定，都要和招商贊助相關(guān)，這個(gè)要貫徹一個(gè)會(huì)議論壇活動(dòng)策劃的始終，不多累述；4、會(huì)議論壇活動(dòng)策劃的流程控制表、任務(wù)分工表，這也是需要在策劃階段就要做出來(lái)的，包括物料表。
策劃高峰論壇活動(dòng)時(shí)第一步是確定主題和預(yù)算。當(dāng)然，也有必要提前高峰論壇的總體內(nèi)容。這兩大要素可以確定議程、規(guī)格和規(guī)模。比較好有一套完整而詳細(xì)的管理方法來(lái)策劃高峰論壇的活動(dòng)。當(dāng)策劃方案出來(lái)后，有一個(gè)實(shí)施計(jì)劃確認(rèn)表，其中包含項(xiàng)目目標(biāo)、里程碑、進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施路徑、具體工作任務(wù)等。這不僅方便了活動(dòng)的策劃者，在任何時(shí)候控制活動(dòng)的進(jìn)度，都可以利用表格來(lái)了解項(xiàng)目各個(gè)階段的實(shí)施情況。對(duì)于客戶來(lái)說(shuō)，這是專業(yè)性和服務(wù)性的體現(xiàn)，即便是在給自己添麻煩，但也為為顧客提供方便和舒適，現(xiàn)在談到用戶體驗(yàn)，所以服務(wù)必須做得徹底到位。更重要的是，有一套科學(xué)的管理方法，在項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備工作中不會(huì)出錯(cuò)，而且在物質(zhì)節(jié)約方面，極大地減少了重做、做錯(cuò)這些情況的發(fā)生。 會(huì)議想要做出點(diǎn)特色，具有影響力能夠被媒體關(guān)注、贊助商滿意、參會(huì)者滿意，形式一定不能是單一的。
一般半天的會(huì)議，以上部分就足夠了,但是如果是全天會(huì)議,或者多天會(huì)議，那就要設(shè)置分論壇了。分論壇設(shè)置有幾個(gè)原則:1、招商優(yōu)先，按照贊助商的需求設(shè)定分論壇主題和規(guī)模形式;2、熱點(diǎn)優(yōu)先，積攢人氣，對(duì)外招商和宣傳用;3、領(lǐng)導(dǎo)們得意喜歡的事(很多會(huì)議是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的);4、為了凸顯主題而設(shè)置的分論壇。因?yàn)榉终搲椭髡搲g，可能換會(huì)議室，至少有一段時(shí)間的間隔，所以形式上可能有轉(zhuǎn)變。分論壇可以單獨(dú)選擇形式。例如一些項(xiàng)目對(duì)接會(huì)適合U形、回形等。 論壇演講發(fā)言內(nèi)容之外，還要設(shè)立活動(dòng)發(fā)布、刊物發(fā)布、機(jī)構(gòu)成立儀式、項(xiàng)目簽約等內(nèi)容。云南大型會(huì)議論壇活動(dòng)方案
承辦方的策劃人員要與一些媒體記者進(jìn)行聯(lián)系,確定媒體宣傳主題,擬定記者招待會(huì)的主要內(nèi)容。云南正規(guī)會(huì)議論壇
峰會(huì)論壇場(chǎng)地選擇預(yù)訂環(huán)節(jié)需要注意以下幾點(diǎn)：包括住宿、晚宴、會(huì)議場(chǎng)地等。根據(jù)參會(huì)人數(shù)和活動(dòng)規(guī)模進(jìn)行決定，并且要了解清楚場(chǎng)地使用的細(xì)節(jié)。場(chǎng)地預(yù)算是很重要的一項(xiàng)，決定場(chǎng)地的關(guān)鍵因素。場(chǎng)地預(yù)訂需要注意很多雜項(xiàng)，比如費(fèi)用和場(chǎng)地使用的細(xì)節(jié)，搭建時(shí)間安排在什么時(shí)候?茶歇有沒(méi)有?有沒(méi)有單獨(dú)的VIP休息室?自助餐怎么算，多余的餐券可以退嗎?客房晚宴會(huì)場(chǎng)一起訂是否有折扣價(jià)?VIP來(lái)之前必須先拿好房卡，人一到直接進(jìn)房，不能在前臺(tái)等待開(kāi)房。云南正規(guī)會(huì)議論壇